Realizar o upgrade de um ERP (Enterprise Resource Planning) pode ser uma das maiores e mais caras decisões que uma organização pode tomar, além de ser fator determinante para o modelo de operação do negócio pela próxima década. Ainda assim, o mercado de softwares de ERPs segue com uma taxa de crescimento significativa ano após ano. A migração de um ERP vai muito além da escolha por adotar uma nova tecnologia, é uma decisão totalmente estratégica que poderá determinar o nível de eficiência operacional de uma empresa e a sua capacidade de adaptação.
Os ERPs evoluíram além do seu escopo e propósito inicial que consistia em focar em recursos e planejamento. Essas aplicações, atualmente, devem ser voltadas a dados, informação e agilidade de processos, além de serem capazes de responder a um ambiente volátil e incerto.
Historicamente, líderes buscavam gerar o máximo de valor com seus ERPs por meio da utilização de funcionalidades existentes em uma única suíte do sistema, tornando a solução extremamente customizada, complexa e cara de manter e evoluir. A necessidade por agilidade e flexibilidade está fazendo com que líderes de TI reconsiderem essa estratégia e busquem um ecossistema de multicomponentes, que permita uma melhor adaptação e composição dos negócios, facilitando a inovação.
As quatro eras dos ERPs
Fonte: ERPs Emerging Fourth Era – Moving Beyond Postmodern ERP, Gartner, 2019
Grande parte das empresas tem planos de modernizar seu ERP definindo uma estratégia que seja direcionada pelo seu valor de negócio. Avaliar a arquitetura atual e compreender como as capacidades de negócio estão sendo suportadas pelo ERP, bem como os custos e benefícios das possibilidades futuras, é fundamental para garantir esse valor. Entretanto, na maioria das empresas, essa agenda ainda é conduzida pela área de Tecnologia quando, na verdade, deveria ser uma decisão de negócio que precisa contar com o patrocínio e a participação do CEO e da camada diretiva.
Dada a relevância e magnitude do tema dentro das organizações, é importante que a decisão de migração seja bem embasada e respaldada. Dessa forma, pontuaremos abaixo os principais fatores que devem ser considerados nessa jornada e que refletirão na construção de um Business Case.
O que considerar para a tomada de decisão?
1. Compreender o contexto da empresa e direcionadores estratégicos
O primeiro passo é avaliar o contexto atual da organização e seus direcionadores estratégicos, identificando fatores que podem influenciar uma possível troca/upgrade de ERP. Questões como:
- perda de suporte da versão contratada do ERP atual.
- Abertura de capital.
- Criação de novos modelos de negócio.
- Estratégia agressiva de expansão.
- Perda de market share.
- Reestruturação organizacional, fusão etc.
2. Levantar riscos e custos com o ERP atual
Para uma melhor compreensão do estado atual, é importante que as áreas de negócio e de tecnologia sejam entrevistadas. Nessas entrevistas, devem ser levantados os riscos de negócio relacionados à utilização da tecnologia atual, avaliando possíveis perdas financeiras, dificuldades de evolução do sistema, riscos operacionais e de Segurança da Informação, perdas de eficiência etc. Ainda, é importante para a construção do Business Case que sejam mapeados todos os custos envolvidos com a atual solução, incluindo custos de licenciamento, suporte, manutenção e estimativas de investimentos futuros para melhorias no ERP atual.
3. Identificar as capacidades de negócio e a cobertura sistêmica da arquitetura tecnológica
4. Definir as possibilidades de cenários futuros
Elaboração do Business Case
A história está repleta de organizações que implementaram uma solução de ERP e acabaram desapontadas com os seus resultados. Elaborar um Business Case para auxiliar não só na tomada de decisão, mas também para direcionar a busca pela realização de benefícios, é uma opção interessante para mitigar esse risco.
Para a construção do Business Case, é importante que todos os fatores mencionados acima sejam contemplados e, na medida do possível, quantificados. Essa ferramenta deve identificar os fatores de negócio que influenciam a mudança de ERP, além de abarcar uma análise de cenários que considere vantagens, desvantagens, custos, retornos esperados e riscos de cada um deles. No caso de uma troca de ERP, a organização também deve ter clareza da complexidade e dos riscos envolvidos no processo de implantação e das mudanças organizacionais envolvidas.
Considerações finais
Aproveite essa jornada de mergulho na sua operação e esteja atento e aberto às oportunidades de melhoria que podem surgir no caminho. Já apoiamos alguns clientes que durante essa jornada perceberam, por exemplo, a necessidade de intensificar os treinamentos relacionadas ao uso do ERP para as áreas de negócio, ou de realizarem um redesenho geral dos seus processos focando em otimização, ou até mesmo de revisarem toda a sua arquitetura de sistemas, pensando não só no ERP, mas em todo o seu ecossistema tecnológico.
Uma mudança de um ERP é vista por muitos como um projeto arriscado, custoso e longo. Nesse cenário, a chave para que se garanta os resultados esperados e a entrega de valor real é manter o foco estratégico, envolver todas as partes interessadas, buscar conselhos especializados quando necessário e estar disposto a abraçar a mudança.
Se quiser saber mais sobre como a Bridge pode te apoiar nessa jornada, entre em contato conosco para continuarmos essa conversa.
É Sócia-Executiva da Bridge Consulting. Possui formação em Engenharia de Produção pelo CEFET/RJ e certificações PMP e ITIL® 4. Nos últimos anos, tem atuado na gestão estratégica de projetos de transformação digital e melhoria de processos de negócio, passando por empresas multinacionais e organizações públicas de grande porte.
