Muito tem se falado sobre os benefícios da automação de processos por intermédio de robôs. Normalmente, o ganho mais vislumbrado pelas empresas interessadas no tema está centrado na possibilidade de redução direta de custos operacionais através de dois pilares: rapidez na automatização de processos e substituição da força de trabalho humana. No entanto, o que mais precisa ser considerado e pode ser atingido com Robotic Process Automation (RPA), além do básico?
A receita oriunda de vendas de soluções de RPA cresceu 63,1% em 2018, tornando-o o segmento que mais cresce no mercado global de software corporativo, segundo a Gartner. A razoável facilidade de desenvolvimento de processos automatizados e a possibilidade de redução de custos são, de fato, importantes argumentos na tomada de decisão para a implantação de robôs. Apesar disso, é um engano concluir que o trabalho de robotização e seus benefícios limitam-se a estes quesitos.
Para apoiar nesta reflexão, destacamos a seguir alguns benefícios adicionais oferecidos pela tecnologia e discutiremos a importância da abordagem de processos no sucesso das robotizações.
Os benefícios de Robotic Process Automation - RPA
Como evidenciado acima, a redução de custos é apenas uma entre as vantagens oferecidas pela tecnologia. No entanto, para obter tais resultados, qual o caminho para aumentar as chances de sucesso no uso de RPA?
A abordagem de processos nas automações
Em consonância ao artigo “Before Automating Your Company’s Processes, Find Ways to Improve Them”, publicado pela Harvard Business Review (HBR), tão importante quanto a automação de um processo em si é o seu trabalho prévio de otimização.
Como já consolidado na literatura sobre Lean, é sabido que os processos de negócio são geralmente complexos e podem conter etapas pouco eficientes, não agregadoras de valor e muitas das vezes descartáveis. Em muitos casos, inclusive, as regras de negócio não passam por revisões periódicas, perdendo sentido ao longo do tempo.
Dado este cenário, é fundamental o entendimento de que o uso de RPA vai além da automação, isto é, não está limitado à programação de linhas de código. É essencial que os processos candidatos ou selecionados à robotização sejam devidamente preparados antes da fase de desenvolvimento, passando por etapas de mapeamento, análise, redesenho e simplificados sempre que possível.
Desse modo, os esforços posteriores com governança e sustentação poderão ser minimizados, colaborando para o atingimento dos resultados esperados com a tecnologia.
A importância da identificação e do tratamento de erros em processos robotizados
Uma das etapas mais importantes do trabalho de otimização prévia à robotização de processos é a identificação e o mapeamento exaustivo de erros na execução.
O caminho fluido e ideal de um processo é apenas um dentre muitos a serem seguidos, já que desvios ocorrem e falhas são cometidas com maior ou menor frequência, sejam elas ocasionadas por ações humanas ou por limitações de ferramentas e ambientes.
É importante destacar que, se não forem programados para tal, robôs não são proativos na identificação e tratamento de problemas na execução de processos. Por isso, quanto mais criterioso for o método adotado para mapeamento e tratamento de erros das atividades a serem executadas, maiores as chances de sucesso na implantação de processos robotizados.
Em alguns cenários, tanto em processos manuais como automatizados, desvios podem ser tolerados e aceitos desde que devidamente gerenciados pelas organizações. Porém, a ocorrência de erros em etapas críticas como, por exemplo, no envio de saldos financeiros para um cliente, pode gerar não somente perdas econômicas como colocar em xeque a credibilidade de uma organização quanto ao serviço prestado.
Um dos parceiros da Bridge, atuante no ramo de segurança e logística de transporte de valores, teve como principal motivação para a implantação de RPA justamente a necessidade de se resguardar em relação a esse tipo de ocorrência, se apoiando na capacidade potencial da tecnologia de reduzir erros e garantir maior confiabilidade às informações financeiras diariamente reportadas aos seus clientes.
Durante o trabalho de mapeamento, os processos de envio de relatórios financeiros apresentaram diversas nuances e variações, inicialmente não evidenciadas, que poderiam tornar ainda mais complexa a sustentação futura, caso o trabalho prévio à robotização não tivesse sido criterioso.
Em dois processos robotizados, por exemplo, foram mapeados e incluídos na programação do robô, respectivamente, onze e quatorze cenários suscetíveis a eventuais equívocos humanos. Isso significa que a automação eliminou por completo a ocorrência de uma gama de erros possíveis, evitando assim incidentes que poderiam ocasionar atrasos e inconsistências no envio dos relatórios.
Apesar do caso exemplificado, segundo levantamento realizado pela Gartner em 2019, apenas 29% das organizações que introduziram o RPA aplicaram a tecnologia em processos financeiros. Esse baixo percentual é justificado pelo receio de gestores que defendem que falhas na automação de relatórios financeiros representam alto risco para o negócio.
Por outro lado, para aqueles que superam essa barreira inicial, a escolha por RPA pode ser bastante agregadora e benéfica, possibilitando ganhos de compliance e maior robustez a processos críticos.
As vantagens dessa tecnologia, portanto, podem ir muito além dos já conhecidos retornos com performance e redução de custos diretos com humanos. O uso de robôs em processos padronizados pode reduzir significativamente a incidência de desvios conhecidos, porém não desejados, nos processos da sua organização, garantindo maior confiabilidade às informações trabalhadas. Além de diminuir o tempo gasto por colaboradores corrigindo e tratando problemas, resultando em maior engajamento das equipes ao estarem alocados em tarefas de maior valor agregado.
A Bridge Consulting possui expertise no tema RPA, dispondo de um modelo de excelência composto por níveis que se relacionam com princípios e habilitadores de implantação, sendo capaz de apoiar a sua organização desde a otimização até a robotização dos processos.
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