Sócio-Executivo da Bridge & Co.
Case
Modernização dos processos do DCMS na Odontoprev
Como o mapeamento dos processos atuais, o desenho do cenário futuro e o planejamento da implementação prepararam o caminho para a substituição do DCMS, sistema que sustenta a operação odontológica
A Odontoprev iniciou a modernização do DCMS, o Dental Care Management System, sistema que centraliza os processos da sua operação odontológica. Antes de construir a nova plataforma, optou por revisar os processos que compõem esse ecossistema. Em parceria com a Bridge & Co., mapeou a operação atual, desenhou o cenário futuro com os times de negócio e de TI e organizou o escopo do programa em ondas de implementação.
O Desafio
A Odontoprev opera com o DCMS, sistema interno que centraliza a gestão da operação odontológica, do relacionamento com beneficiários ao credenciamento e à gestão da rede de dentistas. A companhia planejava modernizar essa plataforma, já havia definido a arquitetura futura e realizado a prova de arquitetura da nova solução.
Antes de partir para o desenvolvimento, era preciso otimizar os processos com os quais o sistema interage. A operação convivia com forte dependência de atividades manuais, 24 sistemas envolvidos nas duas frentes de atendimento, duplicações de dados decorrentes da própria estrutura de planos e produtos, e ausência de uma visão consolidada de como cada processo funcionava de ponta a ponta.
A Odontoprev buscou o apoio da Bridge para detalhar os processos atuais, modelar a operação futura com boas práticas de mercado e definir o escopo técnico da transformação, evitando que a modernização automatizasse processos que precisavam ser simplificados previamente.
Empresa: Odontoprev
Setor: seguradora
Porte: grande
Abordagem para o case
Definição do escopo
Alinhamento dos objetivos da modernização com os stakeholders, organização das frentes de negócio impactadas e priorização dos processos contemplados pelo trabalho. A revisão do escopo preliminar de 52 processos identificou fluxos equivalentes com nomenclaturas diferentes entre as áreas e consolidou o escopo em 32 processos efetivos.
Mapeamento do cenário atual
Mapeamento, em BPMN, dos 32 processos das frentes de Beneficiários e Dentistas, com inventário dos 24 sistemas envolvidos, indicadores de cada processo e registro de mais de 150 gaps. O time aprofundou a análise de telas e integrações sistêmicas e conduziu agendas com outras áreas da companhia para chegar às causas-raiz dos gargalos, e não apenas aos sintomas.
Benchmark e direcionadores
Análise de referências de mercado e de um case interno da Bridge em operadora de saúde, cujos aprendizados foram traduzidos em direcionadores aplicáveis ao novo DCMS: autosserviço, validações preventivas, regras parametrizadas, integração entre canais e rastreabilidade das decisões e movimentações.
Desenho do cenário futuro
Desenho, em BPMN, dos processos TO BE com os times de negócio e com as áreas de arquitetura e infraestrutura, consolidando mais de 120 melhorias e os indicadores esperados. A revisão questionou a existência de cada fluxo e otimizou os 32 processos mapeados, consolidando-os em 25 processos futuros, uma redução de sete processos. Além disso, definiu uma nova estrutura de planos e produtos para tratar a origem sistêmica das duplicações de dados e estabeleceu a concentração da operação futura em nove sistemas-chave.
Construção de backlog de histórias de usuário
Conversão dos fluxos desenhados em histórias de usuário, resultando em 235 user stories padronizadas, com critérios de aceite e validadas pela equipe.
Priorização, roadmap e governança do programa
Priorização dos processos com base em critérios de negócio, tecnologia e operação, levantamento das necessidades e regras de cada processo e organização das iniciativas em épicos e seis ondas de implementação. Com especialistas de tecnologia da Bridge & Co., foram construídos a estimativa macro de esforço e o modelo de governança para conduzir o desenvolvimento.
Tecnologias envolvidas e metodologia utilizada
O trabalho combinou modelagem BPMN dos processos atuais e futuros, benchmark de mercado, matriz de priorização por critérios de negócio, tecnologia e operação e estruturação do backlog em épicos, histórias de usuário e critérios de aceite. Agentes de IA desenvolvidos pela Bridge & Co. foram utilizados em tarefas de alto volume, com validação humana de todas as entregas. A estimativa de esforço partiu de premissas de arquitetura, migração de dados e convivência com o legado, definidas com especialistas de tecnologia.
Resultados obtidos
Redução de 44 p.p. nas atividades manuais das frentes analisadas
Otimização de 22% dos processos das frentes analisadas
235 histórias de usuário geradas
Escopo do programa organizado em seis ondas de entrega
Visão clara de esforço, prazo e governança para o desenvolvimento
A Odontoprev encerrou a etapa com o cenário futuro desenhado e o programa de desenvolvimento dimensionado. A comparação entre o cenário atual e o desenhado aponta 137 atividades adicionais passíveis de automação, a consolidação de 32 processos em 25 e a concentração da operação em nove sistemas-chave. A simplificação dos fluxos, a eliminação de etapas e a padronização das regras foram planejadas antes do desenvolvimento, para evitar que o novo DCMS herde as ineficiências da plataforma atual.
Responsável pelo projeto
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